○大田市行政文書管理規程

平成17年10月1日

訓令第8号

(趣旨)

第1条 この規程は、市が保有する行政文書の編さん及び保存その他行政文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、行政文書(以下「文書」という。)とは、職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、職員が組織的に用いるものをいう。

(文書の整理)

第3条 文書は、常に整理し、重要なものは非常災害時に際していつでも持ち出しのできるようあらかじめ準備し、紛失、火災及び盗難の予防に注意しなければならない。電磁的記録においては、事故に備えるため、必要に応じて予備の電磁的記録を作成し、これを保管しなければならない。

(未処理文書の整理保管)

第4条 未処理文書は、担当者において整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(処理済の文書の保管)

第5条 処理済の文書は、処理年月日を記入の上、整理番号及び保存年限に従って、所管課において、所定のファイル又は簿冊等(以下「ファイル」という。)に編綴して、所定の場所に保管しなければならない。

(ファイルの登録)

第6条 所管課は、ファイルの名称、整理番号及び内容を文書管理システムに登録し、ファイルの状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の編綴)

第7条 文書の編綴は、会計年度によって行うものとする。ただし、暦年によって編綴することが適当であると認められる文書は、暦年によって編綴するものとする。

(文書の管理責任者)

第8条 文書の管理責任を明確にするため文書管理者を置き、総括的な管理責任者として統括文書管理者を置く。

2 文書管理者は所管課の長とし、統括文書管理者は総務部総務課長とする。

(文書管理者の責務)

第9条 文書管理者は、第5条の規定により作成されたファイルを適正に管理するため、ファイル管理目録を毎年度作成するとともに、次条に規定する保存期間中、執務室又は書庫において保存しなければならない。

(保存期間基準)

第10条 文書の保存期間の基準は、別表のとおりとし、文書管理者は、これに基づいて、保存期間を設定するものとする。

(保存期間の延長)

第11条 現に訴訟、不服申立て、監査、検査等の対象となっている文書については、保存期間が満了する日後においても、必要な期間、保存期間を延長するものとする。

2 文書管理者は、事務の処理上ファイル又はファイルの中にある特定の文書の保存期間を延長する必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該ファイル又は文書の保存期間を延長することができる。

(廃棄処分)

第12条 文書管理者は、保存期間を経過した文書及び保存の必要のない文書を、決裁を得て、原形をとどめないよう焼却又は裁断の方法により、廃棄処分しなければならない。

(保存文書の借覧)

第13条 市の職員で保存文書を借覧しようとするときは、文書借覧簿に所要事項を記入しなければならない。

2 借覧の期間は5日以内とする。ただし、特に必要があるときは、文書管理者の承認を得て期間を延長することができる。

3 借覧した文書は、借覧期間中でも、文書管理者から返還の要求があったときは、直ちに返還しなければならない。

4 借覧した文書は、抜き取り、取り替え、及び訂正してはならない。

(庁外持ち出しの制限)

第14条 文書は庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事由によりあらかじめ文書管理者の許可を受けたときは、この限りでない。

(書庫の管理)

第15条 書庫は、総務部総務課長が管理し、常に火気及び盗難等に注意しなければならない。

第16条 保存文書は、毎年1回以上整理手入れを行い、虫害等の予防に努めなければならない。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の大田市行政文書管理規程(平成13年大田市訓令(甲)第11号)、温泉津町文書事務取扱規程(平成元年温泉津町訓令第2号)又は仁摩町処務規程(昭和35年仁摩町規則第4号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

別表(第10条関係)

行政文書の区分

保存期間

1 市の沿革に関するもの及び将来市史の資料となる文書

2 条例、規則等の制定及び改廃に関する文書

3 褒章及び表彰に関する文書

4 職員の進退及び懲戒に関する文書並びに履歴書

5 市議会に関する文書

6 予算及び決算に関するもので極めて重要な文書

7 財産又は市の公債に関する文書

8 公有財産の取得、管理及び処分に関する文書

9 許可、認可、契約、協定等で極めて重要な文書

10 陳情、請願等に関する極めて重要な文書

11 国及び県の行政機関の通達等で極めて重要な文書

12 その他永年保存の必要があると認められる文書

永年

1 事業の計画又は実施に関する重要な文書

2 予算及び決算に関する重要な文書

3 許認可等の行政処分の決定に関するもので重要な文書

4 契約、協定等に関するもので重要な文書

5 陳情、請願等に関する重要な文書

6 国及び県の行政機関の通達等で重要な文書

7 その他10年保存の必要があると認められる文書

10年

1 事業の計画又は実施に関する文書

2 予算及び決算に関する文書

3 許認可等の行政処分の決定に関する文書

4 契約、協定等に関する文書

5 報告、届出、調査等に関する文書

6 国及び県の行政機関の通達等に関する文書

7 官報、県報

8 その他5年保存の必要があると認められる文書

5年

1 事業の計画又は実施に関する軽易な文書

2 許認可等の行政処分の決定に関するもので軽易な文書

3 契約、協定等に関するもので軽易な文書

4 国及び県の行政機関の通達等で軽易な文書

5 その他3年保存の必要があると認められる文書

3年

1 供覧文書

2 軽易な庁内往復文書

3 後日の参考としない一時限りの軽易な文書

4 その他1年保存の必要があると認められる文書

1年

大田市行政文書管理規程

平成17年10月1日 訓令第8号

(平成17年10月1日施行)