○大田市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程

平成17年10月1日

訓令第13号

(趣旨)

第1条 この規程は、大田市個人情報保護条例(平成17年大田市条例第11号)に定めるもののほか、大田市における戸籍事務を処理する電子計算組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係る戸籍及び除かれた戸籍(以下「除籍」という。)のデータの保護及び管理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍及び除籍に関する磁気情報をいう。

(2) 記録媒体 戸籍データが記録された磁気ディスク等の磁気媒体をいう。

(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。

(4) 機器 戸籍情報システムを構成する本体機器及び端末機をいう。

(5) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書等の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。

(事務処理の範囲)

第3条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受附帳の調製、記録事項証明書等の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務並びに戸籍の附票に関する事務、人口動態統計に関する事務その他の戸籍関連事務とする。

(戸籍データ保護管理者の設置)

第4条 戸籍データを適正に管理し、その保護に万全を期すため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、戸籍事務所管部長をもって充てる。

(戸籍データの保護及び管理)

第5条 保護管理者は、戸籍データの保護及び管理のため、次に掲げる措置を講ずるものとする。

(1) 戸籍情報システムの端末機は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)以外の者から、その画面表示を読み取られないよう配置しなければならない。

(2) 戸籍データの内容について、取扱職員以外の者が変更を加えることができないようにしなければならない。

(3) 入出力された戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。

2 保護管理者は、戸籍情報システムについて事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。

(記録媒体及びプログラムの管理)

第6条 保護管理者は、記録媒体及びプログラム(以下「記録媒体等」という。)を次により適正に管理しなければならない。

(1) 記録媒体等は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等の方法によりこれらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重に管理しなければならない。

(2) 記録媒体等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しなければならない。

(3) 記録媒体等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により確実に処分しなければならない。

2 保護管理者は、戸籍情報システムの記録媒体等の障害の有無について、定期的に点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。

(出力帳票の管理)

第7条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次により適正に管理しなければならない。

(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等の方法によりこれらの安全を確保しなければならない。

(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録しなければならない。

(3) 出力された帳票は、不要となった時点で速やかに、焼却、裁断等復元できない方法により確実に処分しなければならない。

(ドキュメントの管理)

第8条 保護管理者は、ドキュメントを次により適正に管理しなければならない。

(1) ドキュメントの内容を常に最新の状態に維持しなければならない。

(2) ドキュメントは、所定の場所に保管し、持ち出しや複写ができないよう厳重に管理しなければならない。

(3) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう確実に処分しなければならない。

(機器管理責任者の設置)

第9条 保護管理者は、機器を適正に管理するため、機器管理責任者を置き、戸籍事務所管課長をもって充てる。

(端末機取扱責任者の設置)

第10条 保護管理者は、端末機を適正に管理するため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍事務所管課職員の中から充てる。

(端末機の操作)

第11条 取扱職員以外の者は、端末機を操作してはならない。

2 取扱職員は、第3条に規定する事務の目的以外に端末機を操作してはならない。

(本体機器の操作)

第12条 保護管理者が指定し、又は承認した者(以下「担当職員」という。)以外は、本体機器を操作してはならない。

(パスワードの管理)

第13条 保護管理者は、取扱職員及び担当職員(以下「取扱職員等」という。)を識別し、また、その処理する業務の範囲を限定するため、取扱職員等ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員等以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員等は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第14条 保護管理者は、機器管理責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 機器の使用状況

(3) 戸籍データの取扱状況

(4) その他の戸籍情報システムの管理に関すること。

(立入りの制限)

第15条 情報管理所管課長は、本体機器の設置場所(以下「電算室」という。)に担当職員以外の者を立ち入らせてはならない。ただし、必要があると認めたときは、担当職員の立会いの上で、これを認めることができる。

(保安措置)

第16条 情報管理所管課長は、電算室における火災、盗難又は事故に備え必要な保安措置を講じなければならない。

(教育及び研修の実施)

第17条 機器管理責任者は、保護管理者の承諾を得た上で、取扱職員等に対して、戸籍データの機密保持及びシステム安全対策の推進を図るため、必要な教育及び研修を実施するものとする。

(戸籍データの外部提供の禁止)

第18条 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

附 則

この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

大田市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程

平成17年10月1日 訓令第13号

(平成17年10月1日施行)