○大田市介護認定調査結果表等の情報提供に係る取扱要綱
平成17年10月1日
告示第115号の4
(趣旨)
第1条 この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び大田市個人情報保護法施行条例(令和4年大田市条例第32号)に定めるもののほか、介護保険法(平成9年法律第123号。以下「法」という。)の施行において、介護サービス計画作成が円滑に実施され、被保険者が適切な介護サービスを利用できるようにするために、要介護認定等に係る情報を情報提供することに関し、必要な事項を定めるものとする。
(情報提供対象の範囲)
第2条 情報提供の対象文書の範囲は、次のとおりとする(以下「認定調査結果表等」という。)。
(1) 認定調査結果表
(2) 主治医意見書
(3) 介護認定審査会における審査判定結果及び審査会意見
(情報提供対象者の範囲)
第3条 認定調査結果表等は次に掲げる者に限り情報提供の請求に応じることとする。
(1) 被保険者等
ア 被保険者(被保険者であった者を含む。ただし、死亡している者を除く。)
イ 情報提供を受けることについて被保険者本人の同意を得た親族(3親等内の血族、配偶者及び同居の親族に限る。)
ウ 被保険者が成年被後見人等の場合における法定代理人
(2) 被保険者から居宅介護サービス計画の作成依頼を受けた居宅介護支援事業者及び介護予防サービス計画の作成依頼を受けた介護予防支援事業者
(3) 被保険者から居宅介護サービスの提供依頼を受けた居宅介護サービス事業者、介護予防サービスの提供依頼を受けた介護予防サービス事業者、地域密着型サービスの提供依頼を受けた地域密着型サービス事業者及び地域密着型介護予防サービスの提供依頼を受けた地域密着型介護予防サービス事業者
(4) 被保険者が入所している、又は入所予定の介護保険施設
(情報提供の受付場所)
第4条 情報提供の受付は、要介護認定等の事務を所管する本庁及び支所の担当課とする。
(情報提供の手続)
第5条 情報提供手続は、次のとおり行うこととする。
(1) 被保険者等から情報提供請求する場合
ア 情報提供請求書の提出
イ 請求者の本人確認
本人確認をする必要があることから、請求者は、原則として以下に掲げる書類(有効な原本に限る。写しは不可)の提出又は提示をするものとする。
(ア) 被保険者による情報提供請求の場合
下記ア)又はイ)に掲げる書類
上記のほか、婚姻等によって、情報提供請求時の氏名が認定時の氏名と異なる場合には、旧姓等が確認できる書類の提出又は提示をするものとする。
ア) 次のうちいずれか1点
運転免許証、身体障害者手帳、旅券(パスポート)、身分証明書(写真のあるものに限る。)その他公の機関が発行した資格証明書(写真があるものに限る。)
イ) 次のうちいずれか2点
介護保険被保険者証、健康保険被保険者証、船員保険被保険者証、国民健康保険被保険者証、共済組合員証、後期高齢者医療保険被保険者証、厚生年金保険年金証書(手帳)、船員保険年金証書(手帳)、国民年金証書(手帳)、共済年金証書、恩給証書
(イ) 情報提供を受けることについて被保険者本人の同意を得た親族からの情報提供請求の場合
被保険者の親族(請求者)が請求する場合は、情報提供請求することにおける被保険者本人の同意書と(ア)に掲げる書類のほか、被保険者の親族であることを証する次に掲げる書類のうち少なくとも1以上の書類の提出又は提示をするものとする。
ア) 戸籍謄本(抄本)
イ) 住民票
ウ) その他被保険者の親族関係を確認し得る書類
(ウ) 被保険者が成年被後見人等の場合における法定代理人からの情報提供請求の場合
法定代理人(請求者)が情報提供請求する場合は、(ア)に掲げる書類のほか、被保険者が成年被後見人等であること、及び依頼者が当該被保険者の成年後見人等であることを証する次に掲げる書類のうち少なくとも1以上の書類の提出又は提示をするものとする。
ア) 成年後見人等に係る登記事項証明書
イ) 家庭裁判所の証明書
ウ) その他法定代理人関係を確認し得る書類
ウ 情報提供請求書の受付
情報提供請求書を受付けた場合は、情報提供請求書に受付日付印を押印のうえ当該請求者へ情報提供請求書の控えを手渡すものとする。
エ 主治医等への照会
主治医意見書を被保険者本人及び法定代理人に対して情報提供するに当たっては、情報提供することによって本人が傷病名等を知ったとしても本人の診療上支障が生じないことを事前に主治医等に対して確認するものとする。
オ 主治医意見書の情報提供の適否等の決定
主治医等から当該主治医意見書についてエの回答があった際には、回答に従って情報提供の適否等を決定するものとする。
この場合、当該主治医意見書を情報提供することにより本人の診療上支障が生じない場合は全て情報提供することとし、診療上支障が生じる部分を伏して情報提供する場合は「部分提供」とする。また、当該主治医意見書を情報提供することにより診療上支障が生じる場合については不提供とする。
なお、次に掲げる場合には、当該主治医意見書を情報提供の取扱いとするものとする。
(ア) 主治医等に対し照会を行った際に示した回答期限内に当該主治医等から回答がなかった場合において、電話等により回答の要請をしてもなお回答が得られないとき。(ただし、遅延に相当な事由が認められる場合を除く。)
(イ) 当該主治医等の廃業等の事情により、主治医等に対してエの照会を行うことができないとき。
(ウ) 照会の結果、送達不能で返戻された場合において、当該主治医等の所在が確認できないとき。
カ 認定調査結果表等の情報提供の可否の決定
認定調査結果表等について情報提供請求があった場合は、原則として当該認定調査結果表等を情報提供するものとする。
ただし、特記事項の欄に傷病に関連して情報提供により今後の医師の診療及び認定調査等に支障が生じると判断される内容の記載がある場合については、当該部分を伏した上で情報提供するものとする。
キ 情報提供等を決定した際の通知及び交付方法
(ア) 窓口交付を希望した場合
ア) 請求者への通知
情報提供等の決定を行ったときは、認定調査結果等の情報提供について(様式第5号)により速やかに請求者に通知するものとする。
なお、情報提供する場合において、当該「認定調査結果表等の情報提供について」を発送した日から1ヶ月を経過しても来所(連絡)がない場合は、交付用の認定調査結果表等の写しを破棄できるものとする。
イ) 交付を行う場合の請求者本人であることの確認
先に請求者あてに送付した「認定調査結果表等の情報提供について」の提示を求め、イに準じて本人確認を行うものとする。
ウ) 認定調査結果表等の写しの交付
認定調査結果表等の写しの交付に当たっては、当該交付用の書類(1部に限る。)に「大田市」及び「情報提供決定日」を押印し、交付するものとする。
なお、交付の際、受領者(請求者)は情報提供請求書の右下欄に受取の旨の署名をするものとする。
ク 郵送による交付を希望した場合
(ア) 請求者への通知及び交付
情報提供等の決定を行ったときは、認定調査結果表等の情報提供についてにより速やかに請求者に通知するものとする。認定調査結果表等の写しの交付に当たっては、当該交付用の書類(1部に限る。)に「大田市」及び「情報提供決定日」を押印し、交付するものとする。
なお、この場合、情報提供請求書の請求者欄の「住所」欄に記載された住所宛に「親展」扱いで送付するものとし、郵送にかかる経費は請求者の負担とする。
(イ) 返戻分の扱い
送達不能で返戻された交付用書類は、返戻された日から1ヶ月経過しても来所(連絡)がない場合には、破棄して差し支えないものとする。
(2) 被保険者から居宅介護サービス計画の作成依頼を受けた居宅介護支援事業者、介護予防サービス計画の作成依頼を受けた介護予防支援事業者、居宅介護サービスの提供依頼を受けた介護予防サービス事業者、地域密着型サービスの提供依頼を受けた地域密着型サービス事業者、地域密着型介護予防サービスの提供依頼を受けた地域密着型介護予防サービス事業者並びに被保険者が入所している、又は入所予定の介護保険施設(以下「居宅介護支援事業所等」という。)から情報提供請求する場合
ア 請求者の本人確認方法
(ア) 居宅介護サービス計画の作成依頼を受けた居宅介護支援事業者、及び介護予防サービス計画の作成依頼を受けた介護予防支援事業者の本人確認は、市町に居宅介護サービス計画作成依頼(変更)届出書が提出され、当該計画の作成を依頼する事業者であることを確認するほか、当該事業者が発行する身分証明書等当該事業者の職員であることの証明書の提示を求めて確認するものとする。
(イ) 居宅介護サービスの提供依頼を受けた居宅介護サービス事業者、介護予防サービスの提供依頼を受けた介護予防サービス事業者、地域密着型サービスの提供依頼を受けた地域密着型サービス事業者及び地域密着型介護予防サービスの提供依頼を受けた地域密着型介護予防サービス事業者の本人確認は、居宅介護サービス計画又は介護予防サービス計画に記載されている居宅介護支援事業所等であることを確認するほか、当該事業者が発行する身分証明書等当該事業者の職員であることの証明書の提示を求めて確認するものとする。
(ウ) 被保険者が入所している又は入所予定の介護保険施設の本人確認は、入所契約書等の入所又は入所予定であることが確認できる書類で確認するほか、当該施設長等が発行する身分証明書等当該事業所の職員であることの証明書の提示を求めて確認するものとする。
イ 情報提供等の可否の決定
居宅介護支援事業者等から情報提供請求があった場合においては、認定(更新)申請書に本人の同意についての署名がある場合に限り情報提供するものとする。なお、この場合、被保険者が依頼した事業者であること、又は入所若しくは入所予定の施設であることを確認するものとする。
主治医意見書については、主治医意見書の同意欄に医師の同意がある場合に限り情報提供するものとする。
ウ 情報提供等の方法
(3) 情報提供の可否の決定期限
情報提供請求書を受付してから情報提供の可否の決定は30日以内とする。ただし、事務処理上困難その他正当な理由があるときは30日以内に限り延長ができるものとする。この場合においては、情報提供請求者に対し、「認定調査結果表等の情報提供について(情報提供決定等期間延長のお知らせ)(様式第6号)により通知するものとする。
(4) 「認定調査結果表等情報提供受付・処理経過簿」の整理
情報提供書の受付から情報提供等の通知及び交付に至るまでの処理経過については、その都度認定調査結果表等情報提供受付・処理経過簿(様式第7号)に記載し、進捗状況を把握するものとする。
(電子データによる情報提供)
第6条 前条の規定による情報の提供について、当該情報の提供を受けようとする事業者がしまね医療情報ネットワーク(以下「まめネット」という。)に参画している事業者(以下「まめネット参画事業者」という。)であるときは、まめネットを利用することによって、電子データにより情報の提供を行うことができるものとする。
(電子データによる情報の提供に係る個人情報保護)
第7条 電子データによる情報の提供を行うに当たり、個人の権利利益を侵害することのないよう次に掲げる措置を講じるものとする。
(1) 電子データによる情報提供に係る覚書(以下「覚書」という。)を市長とまめネット参画事業者との間で締結する。この覚書には、個人情報の秘密保持、適正な維持管理、目的外利用及び外部提供の禁止、複写又は複製の禁止、資料等の廃棄、市による調査、事故報告、関係諸法令の遵守、その他個人情報の保護のため必要な事項を定める。
(2) 市長は、個人情報保護のため、提供する電子データに対して、まめネット参画事業者固有の識別番号及び暗証番号による操作制限、サービス提供情報に基づくまめネット参画事業者への送信情報の制限等システム上必要な処理を行う。
(3) 市長は、個人情報保護に関する基本指針を定め、システムの管理体制を明らかにし、アクセス記録を定期的に調査する等、個人情報の適切な保護を行う。また、まめネット参画事業者においては、運営規程等に個人情報保護に関する事項を定めるものとする。
(提供を受けた者の遵守事項)
第10条 この要綱により情報の提供を受けた者は、当該情報の取扱いについて、次の事項を遵守しなければならない。
(1) 提供を受けた資料は、介護サービス計画の作成等介護保険事業の適切な運営以外のことに使用してはならない。
(2) 提供を受けた資料は、厳重に管理し、紛失、漏えい又は破損しないよう適正な措置を講じなければならない。
(3) 情報を保有する必要がなくなったときは、責任を持って、速やかに当該資料(複写し、又は複製したものを含む。)を破棄しなければならない。
(情報提供に係る調査等)
第11条 市長は、情報の提供に関して必要があると認めるときは、情報の提供を受けようとする者に対して、個人情報の管理状況及びシステムの運用・管理等について調査及び指導することができる。
(遵守事項違反に対する措置)
第12条 市長は、この要綱により情報の提供を受けた者が第10条の規定に違反したときは、提供した情報の返還を求めるとともに、それ以降の情報の提供を行わないことができる。
(関係書類の整理保管)
第13条 認定調査結果表等情報提供に係る一連の関係書類は、受付日毎に整理し、保管する。なお、保存期間は5年間とする。
(情報提供業務担当部局)
第14条 この要綱に定める認定調査結果表等の情報提供に係る事務は、要介護認定等の事務を所管する課が執行するものとする。
附則
この告示は、平成17年10月1日から施行する。
附則(平成18年告示第39号の23)
この告示は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成20年告示第20号)
この告示は、平成20年4月1日から施行する。
附則(令和2年告示第7号)
この告示は、令和2年3月1日から施行する。
附則(令和2年告示第125号)
この告示は、令和2年11月1日から施行する。
附則(令和4年告示第21号)
この告示は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年告示第8号)
この告示は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律(令和3年法律第37号)附則第1条第7号に掲げる規定(同法第51条の規定に限る。)の施行の日から施行する。
