(目的)

第1条　この規程は、大田市における事務分掌、文書及び公印の取扱いその他の事務処理について、基本的事項を定めることを目的とする。

第2条　大田市の処務は、別に定めがあるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(定義)

第3条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。

(事務分掌)

第4条　課の事務分掌に関する事項は、別に定める。

(公文の種類)

第5条　公文の種類は、次のとおりとする。

(記号及び番号)

第6条　公文には、次により記号及び番号を付けなければならない。ただし、前条第8号及び第9号に規定するものにあっては記号及び番号を付けず、又は極めて軽易なものにあっては記号の次に「号外」と記入し、番号を省略することができる。

(発信者名)

第7条　公文の発信者名は、原則として市長名を用いる。ただし、軽易な事項については部長名又は市役所名を用い、特に軽易なものについては課長名を用いることができる。

(文書の書式)

第8条　文書は、左横書きにより作成するものとする。ただし、市長が縦書きを必要と認めたもの及び他の官公署で様式を縦書きに定めたものについては、この限りでない。

(公印の種類等)

第9条　公印の種類、ひな形、寸法及び公印を管守する課等は、別表第2のとおりとする。

(公印の取扱い)

第10条　公印は、常に堅ろうな容器に納め、錠を施して管守しその取扱いの厳正を期さなければならない。

(公印の新調改刻)

第11条　公印の新調改刻又は廃止は、当該公印を管守する課において行うものとする。

(公印の届出)

第12条　前条の規定により、公印の新調、改刻又は廃止を行ったときは、速やかに総務課長に届け出なければならない。

(公印の登録)

第13条　総務課長は、前条の規定による届出があったときは、公印台帳(様式第4号)に公印の印影、種類、寸法及び公印を管守する課等を登録しなければならない。

(公印の使用)

第14条　公印の押なつを必要とするときは、当該文書の原議を添えて公印を管守する課等の長(以下「公印管守者」という。)の審査を受けなければならない。

(市長公印の庁外持ち出し及び返還)

第15条　市長公印を補助金申請等において、真にやむを得ない事由により、庁外において使用しなければならないときは、公印貸出簿(様式第5号)に記載し、総務課長の許可を受けなければならない。

(公印の刷り込み)

第16条　公文にはその発信者名に従い印章を押印し、重要なものについては契字印で起案書と割印をしなければならない。ただし、軽易なもの又は印刷に付したもので特に必要あるもののほか印章を省略することができる。

(電子計算組織による電子印及び電子署名)

第17条　情報システムを利用して証明等の事務を行う場合において、特に必要があると認めるときは、公印の押印に代え、情報システムに記録した当該公印の印影若しくはこれを縮小した印影を打ち出したもの(以下「電子印」という。)又は別に定めるところにより、電子署名(電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであり、かつ、当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであるものをいう。以下同じ。)を使用することができる。

(事務処理の原則)

第18条　事務の処理は、実地調査又は他との交渉を要するもの及び処理の期限を定めた複雑な事件のほかは、即日結了しなければならない。

(文書取扱いの原則)

第19条　文書の取扱いに当たっては、当該文書に係る事務が完結するまでは、常にその経過を明らかにしておき、文書事務の迅速適正な推進と事務能率の向上に資するよう努めなければならない。

(文書等の収受及び配布)

第20条　本庁に到達した文書(電子文書を除く。次項において同じ。)、物品等は、全て総務部総務課(以下「総務課」という。)において収受し、各課に配布する。

第21条　総務課又は総務担当課において収受した文書及び物品は、前条の規定による手続のほか、次によりこれを処理しなければならない。

第22条　前条第1号の規定による親展又は「秘」の表示のある文書の送付を受けた政策企画課長は、これをあて名の上司に提出し、その閲覧を得た後にこれを処理しなければならない。

第23条　陳情、請願その他これに類する文書については、主務課長は、政策企画課長に回送しなければならない。

第24条　各課に配布された文書は、課内の庶務を担当する係(以下この条において「庶務担当係」という。)において、余白に受付印(様式第9号)を押し、課長に提出しなければならない。

(文書の番号)

第25条　文書の番号は、毎年度4月1日から起こさなければならない。ただし、特に必要があるものについては、毎年1月1日から起こすことができる。

(文書の管理)

第26条　文書の管理に関する事項は、別に定める。

(文書の回送)

第27条　総務課又は総務担当課を経ないで直接部、課に送達された文書は、直ちに総務課又は総務担当課に回付して第20条、第21条及び第23条の規定による手続を経なければならない。

(起案)

第28条　起案は、文書管理システムを用いて、決裁を受けるべき事項に係る電磁的記録を作成する方法により行わなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、当該各号に定める方法により処理することができる。

(取扱区分の表示)

第29条　起案(電子文書を除く。)には、必要に応じ「例規、親展、書留、速達」等の印を欄外に朱書しなければならない。

(参考事項の添付)

第30条　起案書には、起案の理由又は説明を記載し、又は記録し、関係法規その他参考となる事項を付記し、かつ、必要な書類又はその電磁的記録を添付しなければならない。ただし、定例又は軽易なものは、そのいずれも省略することができる。

(訂正)

第31条　起案書(電子文書を除く。)の記載事項を訂正するときは、訂正箇所に押印しなければならない。

(経由)

第32条　進達を要する文書で副申を要しない文書は、受付印の下に経由と記し、経由簿(様式第12号)により処理しなければならない。

(謄抄本及び許認可書の交付)

第33条　戸籍等の謄抄本等の交付については、戸籍・除籍・身分証明・戸籍の附票などの交付申請書(様式第13号)、住民票などの交付申請書(様式第14号)又は住民基本台帳(閲覧用リスト)閲覧申請書(様式第15号)により処理するものとする。

(口頭事件)

第34条　軽易な事件で文書の提出を要しないものは、口頭事件処理簿(様式第16号)にその要領を記載処理しなければならない。

(議会提出事項)

第35条　各課において市議会又は常任委員会に提出を要する事件は、その要領及び事由を具し、政策企画課に回付しなければならない。

(条例等の案文送付)

第36条　主務課長は、条例、規則若しくは規程の制定又は改廃を要するときは、様式第17号により、主務部長の決裁を受けなければならない。

(法令審査会への付議)

第37条　総務課長は、条例、規則その他法規に関する重要事項については、別に定めるところにより、法令審査会に付議しなければならない。

(廃案その他の場合の処置)

第38条　起案が廃案となり、又は重大な変更を受けたときには、主務課は、合議した課にその旨通知しなければならない。

(決裁起案書の取扱い)

第39条　決裁を終わった起案書には、市長又は副市長の決裁に係るものにあっては政策企画課において、部長又は課長の決裁に係るものは担当者において決裁年月日を記入しなければならない。

(文書等の送達)

第40条　発送すべき文書(電子文書を除く。)及び物品(以下「発送文書等」という。)は、主務課又は各部庶務担当課において、封筒に入れ、又は包装し、宛先その他必要事項を明記し、次に定めるところにより処理しなければならない。

(電話録取)

第41条　重要な事件で電話により処理した場合はその通話者、年月日、時刻、事件の要旨及び処理のてん末を記録しておかなければならない。

(日誌)

第42条　各課は、執務時間中発生した重要事項を日誌(様式第22号)に記載しなければならない。

(文書保存)

第43条　文書の編さん保存については、別に定める。

(出勤、遅刻、早退及び欠勤)

第44条　職員は出勤時刻を厳守し、登庁したときは直ちに職員出勤簿(様式第23号)に自ら押印しなければならない。

(有給休暇)

第45条　大田市職員の休日及び休暇に関する条例(平成17年大田市条例第36号)第5条の規定による年次有給休暇又は大田市職員の休日及び休暇に関する条例施行規則(平成17年大田市規則第33号)第3条の規定による特別休暇を受ける場合には、休暇欠勤等願簿に所要の事項を記載して所属課長及び所属部長を経て人事課長に提出しなければならない。

第46条　前条の規定により有給休暇を受けた者が、転地療養、私用旅行その他長期にわたる旅行をするときは、その旅行先、期間及び事由を明らかにしておかなければならない。

(外出)

第47条　執務時間中職務を離れ、又は庁外に出るときは、公用私用にかかわらず上司の許可を受けなければならない。

(時間外勤務)

第48条　休日に出勤し、又は夜勤をする者はあらかじめその旨を当直員に通知し、退庁のときは火気に注意し、その取締方を当直員に引き継がなければならない。

(事務引継ぎ)

第49条　退職、休職又は異動によって担任事務が変わった場合は、文書又は口頭をもって後任者又は市長の指定した者にそのことを引き継がなければならない。

(着任の期間)

第50条　転任を命ぜられた者又は採用された者は、その通知を受けた日から3日以内に当該職に着任しなければならない。ただし、病気その他の事由により当該期間に着任できない場合には、その事由を具して人事課長に届け出なければならない。

(人事記録等の提出)

第51条　採用された者は着任後5日以内に大田市人事記録に関する規則(平成17年大田市規則第29号)第4条第1号、第3号に掲げる人事記録及び住所届(様式第26号)を人事課長に提出しなければならない。

(身上変更届)

第52条　職員は氏名、本籍、現住所及び学歴に変更のあった場合は身上変更届(様式第27号)に所要事項を記載して人事課長に届け出なければならない。ただし、氏名の変更にはこの事実を証明するに足る書類等を提示し、学歴の変更には当該学校長の証明書を添付しなければならない。

(公務旅行の報告)

第53条　職員は、公務旅行から帰った場合には、速やかに文書(軽易な事件については口頭)をもって、その状況を報告しなければならない。ただし、上司に随行した場合には、報告を省略することができる。

(召換に応ずる承認)

第54条　職務に関して裁判所又は官公庁の召換により尋問を受け、又は証言等をしようとするときは、あらかじめ市長の承認を受けなければならない。

(職務専念の義務免除申請)

第55条　大田市職員の職務に専念する義務の特例に関する条例(平成17年大田市条例第34号)に基づいて、職務に専念する義務の免除の承認を受ける場合は、職務に専念する義務の特例に関する承認申請書(様式第28号)を人事課長に提出しなければならない。

(兼業許可申請)

第56条　大田市職員の営利企業等の従事制限に関する規則(平成17年大田市規則第31号)に基づいて、営利企業等の従事の許可を受ける場合は、兼業許可申請書(様式第29号)を人事課長に提出しなければならない。

(文書の提示の禁止)

第57条　文書は、許可なく職員以外のものに示し、又は謄本を与えることができない。

(整理清掃)

第58条　職員は、常に庁舎の整とん及び清掃に努めなければならない。

(当直)

第59条　執務時間外及び休日には、本庁、支所、衛生処理場、大田消防署及び西部消防署に当直を置く。

(当直の人数等)

第60条　当直については次のとおりとする。

(当直の命令)

第61条　当直員は、あらかじめ総務課長、市民生活課長又は衛生処理場長(以下「総務課長等」という。)が定め、本人に示達しなければならない。

(当直の分類)

第62条　当直を分けて宿直及び日直とする。

(保管品の取扱い)

第63条　当直員は、次の書類物件を受領し、翌日登庁時刻に至り主務課に返還しなければならない。ただし、翌日が休日となるときは、次の当直員に引き継がなければならない。

(処理事項)

第64条　当直員は、当直中の巡視の状況及び発生した事件その他取り扱った事件を当直日誌に記載し、署名捺印しなければならない。

第65条　当直員は、庁舎構内の警備に任じ、火気の取締りを厳重にし、出火その他非常の場合は、その措置に遺憾のないようにしなければならない。

第66条　当直勤務中に収受した文書及び物品は、総務課長等又は次の当直員に引き継がねばならない。ただし、電報、速達、親展文書等で急を要するもの又は収受の日時が権利の得喪に関係があるものについては、第21条第1号又は第3号の規定に準じて処理するとともに、適宜の方法により速やかに関係の責任者にその旨を通知しなければならない。

(事務処理)

第67条　まちづくりセンターに到着した文書、物品等(以下「文書等」という。)は、次に定めるところにより処理するものとする。

第68条　まちづくりセンターは、第4条に規定する事務のほか、住民より市長に、又は市長を経由してなすべき請願、届出等を本庁に送達のため受理することができる。ただし、不服申立て及び法令その他規定上これを許されないもの又は重要若しくは異例に属するものは、受理することができない。

第69条　まちづくりセンターは、本庁より依頼された事項については、速やかに処理しなければならない。

第70条　まちづくりセンターの事務処理については、本章に規定するもののほか、第5章の規定を準用する。

(服務)

第71条　まちづくりセンターの職員の服務については、第6章の規定を準用する。