(1)　課　大田市教育委員会事務局組織規程(平成17年大田市教育委員会規則第5号)第2条に規定する課、室及びセンターをいう。

(2)　課長　前号に規定する課の長をいう。

(3)　主務課　当該事務を処理すべき課をいう。

(4)　電子文書　電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作成された記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)のうち、書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)が含まれるものをいう。

(5)　文書管理システム　職員の使用に係る電子計算機を相互に電気通信回線で接続した電子情報処理組織であって、文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他の文書事務に関する情報を蓄積し、及び利用するために、市が管理するものをいう。

(1)　「親展」又は「秘」の表示のある文書は、開封することなく親展文書交付簿に記入し委員会、教育長あてのものは総務課長にその他のものは直接これを本人に配付の上受領印を徴すること。

(2)　金品添付の文書は、本書に、現金添え、金券添え又は物品添えの印を押し、取扱者押印の上本書を主務課に交付し、現金又は金券は金券交付簿に記入し、教育長、総務課長押印の上会計管理者に、物品は物品交付簿に記入して主務課に配付し受領印を徴すること。

(3)　訴願、審査請求その他特に受領の日時が権利の得喪又は変更に関係ある文書は、その文書の余白に収受の日時を記入し、取扱者において、これに押印し、その封皮を添付すること。

(4)　願書その他必要と認める文書には封皮を添付すること。

(5)　数課に関連のある文書及び物品は、その関係の最も深いと認める課にこれを配付すること。

(6)　請求書、領収書、図書その他軽易な文書は、受付印を押し適宜処理すること。

(1)　権利義務に関係のあるもの

(2)　訴願、訴訟及び審査請求に関するもの

(3)　現金、金券又は有価証券添付のもの

(4)　その他重要と認めるもの

(1)　必要な事務の内容その他の事情により、起案の内容の全部を漸次的記録により作成することが事務の執行に支障を及ぼすおそれがある場合　文書管理システムを用いて決裁を受けるべき事項に係る電磁的記録を作成するとともに、一部の文書又は図面を書面により回付する方法

(2)　法令の規定又は事務の目的若しくは性質により、起案の内容の全部又は一部を電磁的記録により作成することが適当でないと認められる場合　文書管理システムを用いて起案用紙を作成する方法

(1)　文書管理システム以外の電子情報処理組織を用いて行う一連の事務又は機密に関する事務に係るもの(次号又は第3号に該当するものを除く。)　起案用紙を用いる方法

(2)　軽易な照会、回答、通知、依頼、証明等に係るもの若しくは文書の不備により返付するもの若しくは用紙、印刷物等の発送に係るもの又は成規定例な事項　第4項に定める方法

(3)　前2号に掲げるもののほか、文書管理システムを用いる方法以外の方法により起案をすることにつきやむを得ない事情があると認められるもの　主務課長が定めた方法

(1)　公文書式に従い、使用する用語、用字等については、大田市文書の左横書き実施要領(平成17年大田市訓令第9号)に定める公用文作成の基準によること。

(2)　起案年月日及び決裁区分を記入し、更に編綴保存するものには整理番号及び保存年限を、処理期限のあるものにはその期限を記入すること。

(1)　軽易な事項　当該文書の余白にりん議印を押し、ふせん又は当該文書の余白に処理案を朱書する。

(2)　成規定例な事項　一定の帳簿又は用紙を用いる。

(3)　供覧文書、定例若しくは軽易なもので特別の処理を要しないもの又は単に上司の閲覧に供するものは当該文書の余白にりん議印を押し「供覧完結」と朱書して閲覧に供し、一応上司の閲覧を経て後処理するものは当該文書の余白にりん議印を押し「一応供覧」と朱書し閲覧に供した後速やかに処理する。

(1)　発送文書は、主務課において浄写及び校合すること。

(2)　記号及び番号を付すること。

(3)　発送文書は、更に校合した上重要な文書には起案書に契印すること。

(4)　発送文書には、委員会印又は職印を押すこと。ただし、令達以外の文書で印刷に付したものは、押印を省略することができる。

(5)　郵送に付する文書は、郵便切手受払簿に記載すること。

(1)　規則　地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)の規定に基づき制定するもの

(2)　告示　管内一般又はその一部に公示するもの

(3)　訓令　小中学校等又はその長に対して指揮命令するもの

(4)　内訓　訓令で機密に属するもの

(5)　指令　許可、認可、申請、願、届及び上申に対して処分の意思表示するもの

(6)　辞令　職員の任免等を行うもの

(7)　通知　前各号に規定するもののほか、意思を表示し、方針を指示し、又は事実を通知するもの

(1)　規則、告示、訓令には令達の上に委員会名を冠してその区分に従って番号を付し、令達番号簿に登載すること。

(2)　内訓には、委員会名を冠しないで前号の例により取り扱うこと。

(3)　指令及び通知は、第13条の定めるところにより記号を付け、記号の後に発生又は施行の順序に従って文書整理簿により番号を付けること。この場合において、指令にあっては記号の前に「指令」と記載し、機密に属するものにあっては「秘」と朱書すること。

(1)　令達は、委員会名を用いること。

(2)　中央官庁又はその他の官公署との往復文書には、委員会名を用いること。ただし、軽易な事項については、教育長名を用いることができる。

(3)　所管の各機関団体及びその他のものとの往復文書には、教育長名を用いること。ただし、軽易な事項については、課長又は係名を用いることができる。